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人事档案管理制度（一）

校舍档案是维护学校权益，查勘维修房屋，合理使用校舍，反映学校建设历史的重要资料。为了加强校舍档案管理，更好地为学校教育教学工作服务，根据上级有关规定，特制定本制度：

一、档案的收集：

要充分认识校舍档案收集的意义，在思想上重视采取多种方法、途径加以收集，档案的收集方法主要做好立卷归档和日常收集两方面工作。

1、收集之前要明确归档范围、时间、要求。

2、应有进取态度和主动精神，不能坐门等客。

3、一式二份，正本放教育委员会，副本存学校。

4、当撤销学校的校舍档案，应全部移交给市教育委员会。

二、校舍档案管理：

1、边鉴定边整理，按要求进行分类、组卷，文件排列、案卷的装订，案卷的排列，案卷目录的编制等工作。

2、严格遵守档案整理工作原则。最大限度地坚持文件之间的历史联系，利用原有基础，便于保管和利用。

3、档案整理要充分利用原有的基础。

4、档案的整理必须便于保管和利用。

三、档案的保管：

按要求设立库房，库房的要求到达“十防”，按要求设置保管设备，材料要到达防光、防尘及有害气体对档案的直接危害。档案的存放要贴合要求。案卷和目录一致，移出档案要说明原因、移往何处、时间、数量、名称。

四、档案的移交：

交接双方必须根据案卷目录清点核对，并在交接收据上签名盖章，其收据一式三份，交接双方各一份，会计一份。

五、查阅和借阅：

1、首先办理查阅或借阅手续，外单位查阅或借阅须持介绍信和领导批准手续。

2、查阅或借阅，只允许在档案室进行。

3、查阅或借阅不允许折叠、涂改、转让他人阅览、缺页等，严守保密规定，归还时清点清楚。

4、查阅或借阅时，严禁吸烟、桌上放水杯、量水瓶等，以防污染档案。

六、档案保密：

档案室必须有安全保证，措施到位，查阅、借阅必须在档案室内查阅。阅后不能乱说，阅览时不能随便翻阅和抄录。对无用的材料登记造册，经领导审批后，二人以上人员监销。

七、清销：

1、清销之前，首先由管理员定期和不定期对档案进行统计，如发现确实因污染、损坏等原因造成无使用保留价值，经鉴定小组的鉴定同意后方可清销。

2、清销应有二人以上人员监销，以防失泄机密。

3、要遵守保密规定，坚持杜绝任意和自销毁文件或卖给废物收购站。

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人事档案管理制度（二）

一、目的

为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案管理资料

1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定

1、基础管理

1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情景变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩构成的材料要及时收集、整理坚持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。

1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的.人事档案。

2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情景可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）。

3、查、借阅档案注意事项

3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3.2不得擅自复印、拍摄档案资料，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

3.3查、借阅者不得擅自泄露档案资料，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。

4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。

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人事档案管理制度（三）

（一）干部人事档案材料收集制度

1、严格按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》，明确收集范围，认真做好干部人事档案材料的收集与补充工作。

2、档案工作人员要进取主动地与干部人事档案材料构成部门取得联系，及时掌握构成干部人事档案材料的信息，主动地索要应归档的人事档案材料。

3、干部人事档案材料的构成部门，应在构成正式材料后的一个月内，将材料送交校档案馆人事档案室归档。

4、档案工作人员对收集的干部人事档案材料，要认真进行核对，对缺少的材料要逐一进行登记，及时催要，对不贴合归档要求的材料，要及时通知构成档案材料部门补送材料或补办手续，构成材料的部门要按规定认真办理。

5、对不属于归档的材料要及时退回材料构成部门。

（二）干部人事档案材料鉴别、归档制度

1、严格把好干部人事档案材料“入口关”，对收集的档案材料要认真鉴别，严格审核。

2、归档材料必须是办理完毕的正式材料。

3、归档材料必须齐全完整、真实、文字清楚、对象明确、手续完备，有承办单位的签章或个人署名，有构成材料的日期；需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入档案。

4、残缺不全、头尾不清、不贴合归档要求的材料，不能归入档案，不属于归档范围的材料不得擅自归档。

5、干部人事档案材料应统一使用16开纸（19×26、5厘米），材料左边应留出2—2、5厘米的装订边，不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写，不得用计算机打印签名。

6、凡属于应归入干部档案的材料，应按照中组部《干部档案整理工作细则》进行整理立卷，零星档案材料每两年装订入卷一次。

（三）干部人事档案查（借）阅制度

1、查（借）阅干部人事档案必须是中共党员，并填写《查阅干部档案审批表》，由查阅单位负责人签字，档案馆领导审批后，方可查（借）阅。

2、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

3、查（借）阅档案时，档案工作人员应根据规定，确定是否供给或是确定供给材料的范围，凡与查阅资料无关的材料，不得翻阅，并对供给查阅的档案进行登记。

4、查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布档案资料。

5、查阅人员未经许可，不得擅自摘录或复制档案资料。

6、查阅人员必须爱护档案，严禁在档案材料上涂改、圈划、批注、抽取、增添、撤换、损坏档案；违反者应视情节轻重，予以批评教育，直至纪律处分；假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理。

7、档案一般不外借，特殊情景须借用时，要说明理由，经档案馆领导批准，严格履行借阅手续，方可借出，借阅档案一般不超过15天，并不准擅自复制、抄录及转借他人；不准携带档案材料进入公共场所参观、游览、探亲访友。

（四）干部人事档案转递制度

1、转递干部人事档案必须做到及时、准确、安全。

2、干部因工作调动或职务变动档案转出，档案工作人员在接到调档函后，经人事处签章及档案馆领导审批后，一个星期内将档案转给新的主管单位。

3、转出的档案必须完整齐全，并按规定进行认真的检查、整理装订，不得扣留材料或分批转出。

4、转递档案必须按统一规定的《干部档案转递通知单》的项目详细登记，严密包封。

5、干部档案应经过机要交通转递或派专人送取，严禁邮寄或交本人自带。

6、转出的档案逾期一个月未收到回执的，应发函或打电话询问，以防丢失。

7、收到转递来的档案，经检查核对无误后，应在回执上签名盖章退回发档单位。

（五）干部人事档案检查核对统计制度

1、建立档案工作台帐登记制度，做到勤检查、勤核对，每年全面检查核对统计一次档案，发现问题及时解决。

2、供给利用后的干部人事档案，入库前要认真检查，仔细核对，确认无误后方可入库。

3、干部档案转出或转入时，要认真对照目录检查核对，防止张冠李戴放错卷或缺少材料。

4、整理好的干部人事档案入库前，还要逐卷逐份逐页进行检查核对，发现差错及时纠正。

（六）干部人事档案的保管、保密制度

1、严格遵守党和国家的保密法规，认真履行职责，严格照章办事，做好干部人事档案的保管保密工作。

2、非档案工作人员一律不得进入库房。

3、档案工作人员要严格执行查（借）阅档案审批手续，不得擅自扩大档案的利用范围，不得将档案私自带出档案室或私自借给他人。

4、认真做好防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫鼠、防光、防有害生物等“八防”工作。

5、严禁吸烟，坚持库房的清洁和库内适宜的温湿度（温度14℃—24℃、相对湿度为45%—65%）。

6、坚持库房检查制度，每周检查一次，防止不安全因素发生，发现异常情景，应及时采取措施，确保档案安全。

7、坚持值班制度，下班前档案要入库，关好门窗，切断电源。

8、严禁个人私自保存任何人的档案材料。

9、档案工作人员调动时，必须严格履行交接手续。

10、对违反保密制度造成失、泄密事件的单位和个人，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》第二十四条规定给予处罚。

（七）人事档案管理人员职责

1、热爱本职工作，忠于职守，认真负责保管好教职工人事档案，为国家积累档案史料。

2、建立人事档案台帐，及时收集、鉴别、整理干部档案材料，及时报送省管干部档案材料。

3、严格执行档案管理规章制度，认真办理人事档案的查（借）阅和转递。

4、及时登记教职工职务、工资变动情景。

5、为学校及有关部门供给教职工情景。

6、维护人事档案的完整与安全，做好人事档案的保密保护工作。

7、调查研究全校人事档案工作情景，制定和修订规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导。

8、完成领导交办的其他事项。

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人事档案管理制度（四）

一、档案保管制度：

1、档案实行专人管理，管理严格保管档案箱、橱钥匙，不得带至办公室外，非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱。

2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向外传播和介绍档案、资料资料及存放位置等情景。

3、科学管理档案，档案查阅完毕，随时归还原处;档案按保管期结合年代排列存放，资料按类别排列存放。

4、档案箱、橱进行统一编号，自门口开始从左至右，自上而下编号，并插上查找案卷指引卡。

5、维护档案安全，每个箱橱必须坚持整洁，并放置防霉去虫剂。

6、档案人员调动工作时，应在离职前办理交接手续。

二、档案保密制度：

1、档案工作人员必须严格遵守纪律，保守秘密，不得擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案资料。

2、严格档案借阅制度，健全手续，做到万无一失。

3、不利于保密的地方不得存放机密文件和资料。

4、不得擅自摘录、复制档案资料，不得私自将机密文件和档案带回家中和公共场所查阅。

5、不在普通电话、明码电报、通信中涉及档案机密。

三、档案借阅制度

1、外单位查、借档案，必须持单位介绍信，审明查档案原因，经本单位分管档案领导批准后可准予查阅。

2、本单位人员查阅涉入本单位机密的有关档案，须经领导批准后方可查阅。

3、查、借档案者必须认真填写借阅登记簿。

4、查借档案者要爱护档案，不准在卷内涂改、勾画、撕拆、抽取档案。

5、查阅档案一律在本单位内查阅，原件一般不得借出，如特殊情景需外借者，须经领导批准，限十天内归还，并办理借阅登记手续。

6、档案归还时，档案工作人员应清点无误后签收，发现问题要查明原因，报领导处理。

四、档案鉴定制度：

1、按期对档案保管满15年的短期档案进行鉴定工作。

2、鉴定工作要在分管领导下的主持下，由分管领导、业务人员、档案人员组成鉴定小组，逐卷进行鉴定，鉴定后要写出鉴定报告并注明鉴定日期。

3、对鉴定后继续保存的档案要调整保管期限，并在备考表中注明鉴定时间、意见，由小组负责人签字。

4、对鉴定后需要销毁的档案，必须办理批准手续，写出书面报告，编制销毁清册，报有关领导批准。

5、销毁档案时要有2个监销，监销人要在销毁清册上签字盖章，填上日期。

五、档案移交制度：

1、档案室应按有关规定向上级档案馆移交档案。

2、应移交的档案包括文书档案、教学档案、会议档案等各门类、载体的具有永久、长期保存价值的全部档案。

3、档案移交时应将目录卡片等检索工具及编制的组织沿革、全宗介绍、文件汇编、参考资料等随同一齐移交。

4、交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签字盖章。

5、档案人员调动工作时，也必须办理上述移交手续，并经分管领导繁体字认证后方可离开岗位。

六、档案立卷归档制度：

1、本部门在工作活动中构成和使用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料、录章录像带、照片、文电等应立卷归档。

2、必须按本部门立卷归档分类方案，将各种有保存价值的文件材料收集齐全完整，由档案人员和各室分别立卷。

3、每年将有保存价值的文件材料，按照“年度——机构——问题”和文件构成规律和特点，坚持文件之间的有机联系，分类准确，合理组卷。

4、立卷要做到书面材料规范，排列顺序正确，目录、页码清楚，标量确切简明，保管期限划分准确，案卷装订整齐美观。

5、文书档案在第二年九月底前立卷归档，其它门类档案按有关规定按期归档。文书档案应在第二年十月前移交档案室，其它门类档案的移交按有关规定执行。

6、各处室归档的案卷必须编制移交目录，向档案室移交，交接双方按移交目录清点核对，并履行签字手续。档案室对接帐的案卷要进行质量检查，及时登记，编目上架。

7、档案室对文书档案和其它门类档案的立卷工作进行督促检查与指导帮忙。

七、档案统计制度：

1、建立、健全科学的档案统计工作，准确地反映本单位档案数量质量及其管理状况。

2、建立档案、资料、设备等实物统计工作和登记台帐，做到数字准确。

3、坚持做好档案资料统计的基础工作，做好平时原始数据登记工作，注意积累统计资料。

4、每年对全部档案资料进行全面检查，并做详细记录。

5、逐步实现统计工作完整性，统计分类标准化，统计基础工作规范化。

八、档案的开发利用：

1、充分利用档案为教育教学服务。

2、查阅档案时必须坚持案卷整洁，严禁涂改。

3、对档案的利用要及时登记。

九、检查与考核：

1、档案工作应列入学校和各部门工作计划，并列入有关人员的职责范围及工作标准。

2、本标准由学校校长室每学年进行一次全面检查，并作为考核有关部门、有关人员的依据。

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人事档案管理制度（五）

一、目的

为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案管理资料

1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定

1、基础管理

1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情景变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩构成的材料要及时收集、整理坚持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。

1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。

2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情景可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）。

3、查、借阅档案注意事项

3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3.2不得擅自复印、拍摄档案资料，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

3.3查、借阅者不得擅自泄露档案资料，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。

4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。

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人事档案管理制度（六）

为了提高档案管理水平，有效地保护和利用人事档案，更好地为我校人事工作服务，根据党的干部工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》，特制定本制度。

一、保密制度

1、认真贯彻执行党和国家有关保密工作的方针、政策和规定，严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好人事档案的保密工作。

2、加强组织纪律，坚守工作岗位。

3、人事档案管理部门应设立专用档案库房（室），配备铁质档案柜，妥善保管人事档案。

4、人事档案库房（室）必须具有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应当经常检查，坚持库房的清洁和温、湿度，发现问题，立即报告，及时采取措施。

5、人事档案库房（室）和档案柜，应明确专人管理。管理人员变动时，必须办理好交接手续。

6、无关人员一律不得进入档案库房（室）。

7、严禁用电话、电报索取或供给有关人员的全面材料和涉及个人政治历史问题或其他重要问题的材料，严禁任何人携带人事档案材料进入公共场合和娱乐场合，不得在电话或公共场所中谈论或汲及到有关人事档案材料的资料。

8、对利用人事档案的人员，进行保密宣传，以防边阅档案边议论档案资料。

9、人事档案材料的转递，严格密封，经过机要传递或专人送达，尽量避免本人自带。

10、人事档案工作中构成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按密纸处理或销毁。

11、人事档案一般不外借，但领导或有关人员因工作需要借阅时，要严格办理借阅手续，借阅期限一般不得超过五天。

12、属归档的材料，及时转入本人档案，须转递的档案，做好移交签字登记手续。

13、严禁任何人私自保管他人档案，人事档案管理人员不得保管本人和亲属的档案。

14、发现泄密事件，认真处理。

二、归档制度

1、按照《干部人事档案收集归档规定》，经常经过有关部门收集工作调配、干部任免、组织发展、职称评聘、考察、考核、培训、奖惩、学历变更、工资套改等工作中构成的反映个人德、能、勤、绩、廉的文件材料，充实档案资料。相关部门应配合人事处及时做好人事档案材料的整理、归档工作；材料归档范围具体见附件。

2、校属各单位要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并确定1—2名专兼职人员负责收集本单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料构成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档。

3、每年引进毕业生及调入人员的人事档案必须在报到之日起两个月内转至我校，没有特殊情景而逾期不到或材料不全的，学校将缓发其工资与津贴，并暂停兑现其他相关待遇。

4、收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，格式规范、文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存备查价值。需经有关部门审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归档。

5、不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情景予以处理。凡销毁材料需经人事处负责人批准，由专人负责监销。

6、人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

7、每年引进人员要填写干部履历表或补充表，充实干部人事资料。

8、对收集的材料，要做好收集登记和交接手续。

三、鉴别制度

1、收集的材料必须经过鉴别，未经鉴别，不得随意归档或擅自销毁。

2、鉴别工作分别在接收材料归档时和整理过程中进行。

3、鉴别要以有关文件规定为依据，严肃认真，确保真实、完整、精炼、实用。

4、归档的材料必须真实完整，字迹清楚，对象明确，手续完备；对不该归档的材料，要区别处理，凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。

5、人事档案材料应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。

四、整理制度

1、整理人事档案，要先对缺少的干部人事档案材料进行补充，并备齐卷皮（盒）、目录纸、衬纸、切纸打孔机（缝纫机）等必备的物品和设备。

2、整理要做到：干部人事档案材料鉴别和分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐。

3、整档人员必须熟悉党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，掌握整理人事档案的有关规定和基本方法技能，认真负责地做好整理工作。

4、必须认真执行《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》等有关法规，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。

5、人事档案按新《条例》和《干部档案整理工作细则》规范地整理，零材料及时装订入卷。

6、不得擅自涂改、抽取或伪造档案材料。按规定剔出的档案材料，必须认真登记，需销毁的材料，经主管领导批准按规定销毁。

7、整档过程中，要切实做好防火安全保密工作，整理室内严格吸烟，严防丢失和汇漏档案资料。

五、借阅制度

1、查（借）阅人事档案的人员原则上是党委组织部、人事处干部或二级单位书记、主任，必须是中共正式党员。

2、查（借）阅人应在借阅前认真填写《干部人事档案查（借）阅登记表》。

3、复印借出人事档案材料应认真核实签署意见并加盖“河南城建学院人事处”公章，方能有效。校外单位和本校工作需要查用档案，须在人事处领导同意后，方可查（借）阅。

4、查（借）阅档案，严禁涂改、圈划、撤换档案材料。查阅时不得泄露或擅自向外公布档案资料，违反者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按照《中华人民共和国档案法》处理。

5、查阅档案的单位或个人，不得擅自—拍摄复制档案资料。因工作需要从档案中取证的，必须请示人事档案主管部门审查批准后才能复制（拍摄）。

6、档案不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。

六、转递制度

1、递人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。

2、人事档案应经过机要交通渠道转递或派专人传送，一般情景下，不准公开邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事部门出具的介绍信，一般介绍信不予办理。

3、递档案时，必在转出手续完备的前提下，须经人事处有关负责人同意签署意见并由主管人事工作校领导同意后方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递，不得扣留材料或分批转出。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信或电话催回，以防丢失。

4、使人事档案能够随着我校的人事变动，干部职务变动而及时调整，人事处及组织部应将人事变动情景、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人事处有关负责人应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门负责人应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。

5、职工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到接收单位人力资源管理部门转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管；但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。自动离职人员的人事档案必须在外调手续完备的情景下，方可转出。

6、校各部门应进取配合人事档案室做好教工档案的转递工作。

7、不属于在职人员的代管人事档案，在档案转出时，按照学校有关文件规定收取管理费用和其他费用。

8、是转出的干部人事档案或材料要严密包封，并加盖机密章，有关人员认真填写《干部人事档案转出登记表》。

七、核查制度

1、事档案管理部门对所管理的档案要定期的进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。

2、供给利用的人事档案，再回收时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。

3、理好的人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现错误，及时纠正。

4、出和接收人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。

5、收集的人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否齐全完整，是否贴合归档要求，是否手续完备。

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人事档案管理制度（七）

一、目的：

为使学校人事档案管理与利用有章可循，特制定本规则。

二、资料：

1、归档制度

（1）对资料进行鉴别，看其是否贴合归档要求。

（2）按照资料属性、资料，确定其归档的具体位置。

（3）将资料放入档案，并输入资料库。

2、核查制度

检查核对一般定期进行。但突发事件之后或对有些档案发生疑问之后也要进行检查核对

3、保卫制度

（1）、指定专人负责档案保管。

（2）、备齐必要的存档设备。

（3）、档案柜坚持清洁，不准存放无关物品。

（4）、不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

4、统计制度

（1）人事档案的数量。

（2）人事档案材料收集补充情景。

（3）档案整理和保管情景。

（4）档案及设备利用情景。

5、转递制度

档案转递一般由工作调动等原因引起，

（1）取出应转走的档案；

（2）填写人事档案转递记录；

（3）按发文要求包装、密封

6、借档制度

（1）由有关单位部门开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章。

（2）其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，供给证明材料；

（3）证明材料由人事处审阅，加盖公章，然后登记、发出。

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人事档案管理制度（八）

第一条人事档案的资料。

员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情景的材料。其资料主要包括：

1、记载和叙述员工本人经历、基本情景、长大历史及思想发展变化进程的履历，自传材料；

2、员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关本事的评定和考核材料；

3、对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料；

4、记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料；

5、记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。

第二条人事档案保密规定。

公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料资料，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。

第三条员工个人情景变更规定。

1、员工进入公司后，由员工本人填写《员工登记表》，其资料包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情景、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。

2、项目资料如有变化，员工应以书面方式及时准确地向人事部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保人事部掌握正确无误的资料。

第四条员工人事档案的使用。

员工人事档案为公司管理的决策部门供给各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析供给资料。公司人事决策人员能够经过对有效数据的分析，了解公司人员结构的变动情景，为制定公司人力资源发展规划供给依据。公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥员工档案材料的作用，为公司人力资源的规范化管理奠定扎实的基础。

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人事档案管理制度（九）

第一章总则

第一条人事档案工作是人力资源管理工作的重要基础工作之一，是档案工作的重要组成部分。人事档案是员工个人经历和社会实践的记录，是历史、全面地考察了解和正确选拔、用人的重要依据。

第二条员工人事档案由人力资源部集中保管，其任务是：收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料，办理档案的查询、借用和转递，建立科学的档案检索工具。调查研究档案工作情景，逐步实现人事档案管理的科学化和现代化。

第三条贯彻执行国家关于员工人事档案工作的法令、政策和规定，结合我司的实际情景制定员工人事档案工作的规章制度，并负责组织、监督、指导和检查执行情景。

第四条严格执行员工人事档案使用借阅规定，严格执行保密制度，同时确保档案的安全。

第二章人事档案归档范围和要求

第五条归档范围

（一）在人力资源工作中构成的履历表、简历表、自传和属于自传性质的材料。

（二）鉴定、考核、考察工作中构成的有关材料；民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料等。

（三）审计工作中涉及个人的有关处分材料。

（四）成人教育（大中专）、党校、学生（学员）登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、学习鉴定、博士后研究人员工作期满登记表等材料。

（五）评聘专业技术职称工作中构成的有关材料：专业技术职称任职资格申报表、聘任专业技术职务审批表及考核材料等。

（六）政审工作中构成的材料：调查报告，审查报告，上级批复，本人对结论的意见，检查交代或情景说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料：甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

（七）更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中构成的有关材料；个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料，上级批复等材料。

（八）党、团组织建设工作中构成的有关材料：

1、中-国-共-产-党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；团员登记表、民主评议党员中认定不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见，退党材料。

2、中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料。

3、加入民主党派的有关材料。

（九）表彰奖励活动中构成的有关材料：

劳动模范、先进工作者、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批表，立功、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中构成的表彰材料。

（十）纪律检查、监察、法律部门和行政管理部门工作中构成的有关材料；处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待、对处分决定的意见；撤消处分的有关材料；法院判决书；复查甄别报告，决定（结论）、上级批复等。

（十一）任免、调动、军队干部转业安置工作中构成的有关材料：任免审批表；考察材料；军队转业干部审批表；授予（晋升）军（警）衔审批表；转业鉴定；定职、定级材料；离退休审批表等材料。

（十二）考试录用构成的有关材料：录用审批表，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，辞退材料，辞职审批材料等。

（十三）办理工资、待遇等工作中构成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表，提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表，批复材料等。

（十四）办理出国（出境）审批工作中构成的有关材料：因公出国（出境）审批表、备案表；因私出国（出境）审批表等材料。

（十五）参加区县级以上（包括区县级）党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议的代表登记表等。

（十六）健康检查和处理工伤事故工作中构成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用人员体检表等。

（十七）其它起重要依据作用的材料。

第六条收集方法

（一）为了使员工档案能够适应人力资源管理工作的需要，要经常经过有关部门收集员工任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新构成的反映员工德、能、勤、绩、廉的材料，充实档案的资料。

（二）建立主动送交员工档案材料归档的工作制度，及时地将新构成的员工档案材料送交人力资源部归档。

（三）有计划地布置填写员工履历表、鉴定、自传等，并及时将这些材料补充进员工档案。

（四）人力资源部要严格执行中组部有关人事档案收集归档的各项规定，主动和有关部门协调好档案的收集方法和程序，以使员工档案材料及时完成归档。

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人事档案管理制度（十）

一、必须设有专门库房或专柜对各类档案进行保管。

二、档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人员不得随意进入档案库房。三、库房要坚持清洁和相对温湿度，以利档案保管。同时做好“八防”(防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、防有害气体等)工作。

四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必须的用具外，不得摆放任何与档案库房无关的物品，档案装具排放，应做到整齐划一，贴合通风、防尘要求。

五、根据档案库房情景需要，可配备换气扇、灭火器等专用设备，并定期保养，使库房环境处于良好状态。温度基本坚持在14—24℃，相对湿度40%—60%之间的规定要求。

六、档案室要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯;档案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。

七、档案管理人员必须每季度对库房内的档案进行核对，做到帐物相符。

八、档案库房及档案柜箱钥匙必须由办公室专人负责保管，不得丢失。

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人事档案管理制度（十一）

第一章总则

第一条人事档案工作是人力资源管理工作的重要基础工作之一，是档案工作的重要组成部分。人事档案是员工个人经历和社会实践的记录，是历史、全面地考察了解和正确选拔、用人的重要依据。

第二条员工人事档案由人力资源部集中保管，其任务是：收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料，办理档案的查询、借用和转递，建立科学的档案检索工具。调查研究档案工作情景，逐步实现人事档案管理的科学化和现代化。

第三条贯彻执行国家关于员工人事档案工作的'法令、政策和规定，结合我司的实际情景制定员工人事档案工作的规章制度，并负责组织、监督、指导和检查执行情景。

第四条严格执行员工人事档案使用借阅规定，严格执行保密制度，同时确保档案的安全。

第二章人事档案归档范围和要求

第五条归档范围

（一）在人力资源工作中构成的履历表、简历表、自传和属于自传性质的材料。

（二）鉴定、考核、考察工作中构成的有关材料；民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料等。

（三）审计工作中涉及个人的有关处分材料。

（四）成人教育（大中专）、党校、学生（学员）登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、学习鉴定、博士后研究人员工作期满登记表等材料。

（五）评聘专业技术职称工作中构成的有关材料：专业技术职称任职资格申报表、聘任专业技术职务审批表及考核材料等。

（六）政审工作中构成的材料：调查报告，审查报告，上级批复，本人对结论的意见，检查交代或情景说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料：甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

（七）更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中构成的有关材料；个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料，上级批复等材料。

（八）党、团组织建设工作中构成的有关材料：

1、中-国-共-产-党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；团员登记表、民主评议党员中认定不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见，退党材料。

2、中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料。

3、加入民主党派的有关材料。

（九）表彰奖励活动中构成的有关材料：

劳动模范、先进工作者、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批表，立功、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中构成的表彰材料。

（十）纪律检查、监察、法律部门和行政管理部门工作中构成的有关材料；处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待、对处分决定的意见；撤消处分的有关材料；法院判决书；复查甄别报告，决定（结论）、上级批复等。

（十一）任免、调动、军队干部转业安置工作中构成的有关材料：任免审批表；考察材料；军队转业干部审批表；授予（晋升）军（警）衔审批表；转业鉴定；定职、定级材料；离退休审批表等材料。

（十二）考试录用构成的有关材料：录用审批表，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，辞退材料，辞职审批材料等。

（十三）办理工资、待遇等工作中构成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表，提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表，批复材料等。

（十四）办理出国（出境）审批工作中构成的有关材料：因公出国（出境）审批表、备案表；因私出国（出境）审批表等材料。

（十五）参加区县级以上（包括区县级）党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议的代表登记表等。

（十六）健康检查和处理工伤事故工作中构成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用人员体检表等。

（十七）其它起重要依据作用的材料。

第六条收集方法

（一）为了使员工档案能够适应人力资源管理工作的需要，要经常经过有关部门收集员工任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新构成的反映员工德、能、勤、绩、廉的材料，充实档案的资料。

（二）建立主动送交员工档案材料归档的工作制度，及时地将新构成的员工档案材料送交人力资源部归档。

（三）有计划地布置填写员工履历表、鉴定、自传等，并及时将这些材料补充进员工档案。

（四）人力资源部要严格执行中组部有关人事档案收集归档的各项规定，主动和有关部门协调好档案的收集方法和程序，以使员工档案材料及时完成归档。

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人事档案管理制度（十二）

为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。

一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作到达标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。

二、凡是公司在工作中构成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。

五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情景，以便于保管和利用。

六、文件资料档案的保管、查阅。

1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、档案室要坚持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，异常是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅;公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅资料、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关资料。

八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

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人事档案管理制度（十三）

一、学校档案管理工作是学校管理工作的重要组成部分，档案管理人员要有强烈的职责感，严格执行《中华人民共和国档案法》，迅速准确地收缴并把各类信息、资料、文件归档保存。

二、凡能反映教育教学管理、教学活动的真实面貌，凡是具有凭证和信息查找价值的各种文字图表、影像等不一样形式的历史记录，必须要妥善保管。

三、归档范围。

1、上级机关颁发的与本单位直接有关系的学年或学期指导性文件。

2、每学期师生花名册。

3、各年级组、班主任、教研组、个人的学年或学期工作计划、总结、论文、获奖材料等。

4、德育材料、各种统计资料、班主任工作手册等。

5、学校各部门制度。

6、学校教育教学的剪报、简报、录象、录音、图片等。

7、其他与教学活动有关的重要资料。

四、学校各部门上交教务处的教学资料必须充分、准确、完整。须归档的必须用碳素墨水或档案墨水，以利档案永久保存，计划、总结、方案、统计表等材料必须打印。

五、对档案材料要分门别类，归档立卷，分类编号，以利保管查阅。立卷时要做到标题明确，格式正确、字迹工整清楚，页码准确，目录与卷内文相符。

六、重要文件、秘密文件除规定能够翻印或学校主管部门同意翻印外一律不准翻印和载抄、借阅。

七、借用档案时，重要文件必须校长同意，一般性资料如学生学籍，家长情景、成绩统计等可由借阅人直接与教务员联系，但要写好借条登记按时归还。

八、借阅人不得将其文件资料转借、拆散损坏、涂改、遗失。否则追究职责。

九、外单位人员不得查阅有关资料，经学校同意方可借阅。

十、有关人事档案的资料不得向无关人员谈论、泄露。

十一、采取保护措施，定时投放樟脑丸等以保证档案材料无虫蛀、霉变。

十二、所有档案资料必须摆放整齐，按类整理，注意坚持档案室的清洁卫生，不得在室内吸烟。

十三、档案材料要进行编目登记，便于使用时查找。

十四、学校教学用书、教学材料必须要妥善保管。教师使用时必须也要及时发放、回收，不得遗失。

十五、若教务员变动，必须将全部文件材料及有关业务事宜交代清楚，严格办好交接手续。

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人事档案管理制度（十四）

一、目的：

为使学校人事档案管理与利用有章可循，特制定本规则。

二、资料：

1、归档制度

（1）对资料进行鉴别，看其是否贴合归档要求。

（2）按照资料属性、资料，确定其归档的具体位置。

（3）将资料放入档案，并输入资料库。

2、核查制度

检查核对一般定期进行。但突发事件之后或对有些档案发生疑问之后也要进行检查核对

3、保卫制度

（1）、指定专人负责档案保管。

（2）、备齐必要的存档设备。

（3）、档案柜坚持清洁，不准存放无关物品。

（4）、不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

4、统计制度

（1）人事档案的数量。

（2）人事档案材料收集补充情景。

（3）档案整理和保管情景。

（4）档案及设备利用情景。

5、转递制度

档案转递一般由工作调动等原因引起，

（1）取出应转走的档案；

（2）填写人事档案转递记录；

（3）按发文要求包装、密封

6、借档制度

（1）由有关单位部门开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章。

（2）其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，供给证明材料；

（3）证明材料由人事处审阅，加盖公章，然后登记、发出。

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人事档案管理制度（十五）

一、干部人事档案查（借）阅制度

1、查（借）阅人员必须是2名中共党员，持有《查阅干部档案审批表》和《查阅干部档案介绍信》，不得凭借“调查证明材料介绍信”和其它联系工作介绍信查阅干部人事档案。

2、干部人事档案管理部门，应根据规定，确定是否供给和提借什么材料，并对供给查阅的档案进行登记。

3、任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的干部人事档案。

4、查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布档案资料。

5、查阅人员要爱护干部人事档案，严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠，不得抽换、拆散档案材料。

6、未经档案主管部门同意不得复制干部人事档案材料，不允许把档案资料抄在笔记本上。摘录的材料要细致核对，经档案主管部门签署意见盖公章后，方可使用。

7、干部人事档案一般不借出。因特殊需要（干部死亡、办理退休允许借一次）须按查（借）阅干部人事档案的审批手续办理（必须是正科级单位政工人员），并填写借出登记。借出的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借，不得复制，限期归还。（最多不超过15天）

二、干部人事档案计算机管理制度

1、爱护机器设备，熟悉机器性能，按程序规范操作。

2、充分发挥《干部人事档案管理信息系统》的功能，建立完整的档案信息数据库，利用该系统完成档案查借阅、转递、目录及零散材料的管理和“四统一”管理。

3、以干部人事档案和干部人事工作中构成的正式文件为依据采集信息并及时维护，确保信息资料的准确、完整和新鲜。

4、新进干部档案和零散材料的信息录入在三个月内完成；干部档案索引每半年打印一次；日常管理信息每年汇总一次，并做好有关资料的立卷工作。

5、对新维护的档案管理信息要及时备份，并登记备份的时间和主要资料。

6、不得随意使用外来磁盘，确需要使用时要进行病毒检查，防止机器故障造成信息的损坏或丢失。

7、未经批准不得供给、复制干部信息，无关人员不得查看干部信息，贮有保密信息的载体严禁外传。软件应由专人保管。

8、利用干档信息对干部队伍进行综合分析，为领导决策供给服务。

三、干部人事档案材料收集补充制度

1、按照中组部《干部人事档案收集归档规定》，经常经过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩、工资、入党等工作中新构成的干部材料，充实档案资料。

2、收集的干部人事档案材料必须是组织上构成的，或者是组织上审定认可的材料，未经组织同意，个人供给的材料不得收集。

3、凡新参加工作的国家干部、地方新安置的部队转业干部，都应填写“干部履历表”和“干部自传”，审核后，补充进干部人事档案。

4、干部人事档案材料的构成部门，在材料构成后的一个月内，将材料主动送交主管干部人事档案的部门归档。

5、掌握构成干部人事档案材料的信息，及时、主动地向有关部门索要应归档材料。

6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料资料。

7、认真办理干部人事档案材料收集登记和交接手续。

四、干部人事档案材料鉴别归档制度

1、对收集的干部档案材料必须根据中组部的有关规定进行认真鉴别，不属归档的材料不得擅自归档。

2、归档的材料必须真实、完整、文字清楚，对象明确，手续完备。

3、不属归档范围的材料，可分别情景，予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。

4、干部人事档案材料必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写。凡圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水书写的材料，必须经过复制方可归档。

5、归入的干部人事档案材料均应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。

五、干部人事档案转递制度

1、转递干部人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。

2、县及相当于县经上的党委组织、人事部门，能够直接转递干部人事档案。

3、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。

4、干部人事档案应经过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。

5、转递档案必须填写“干部人事档案转递通知单”，办理登记手续。

6、理解单位收到档案后，应认真核对，并在“干部人事档案转递通知单”的回执上签名盖章，立即退回。逾期一个月未退回，转出单位要查询，以防丢失。

7、干部人事档案应随着干部的工作调动或职务的变动及时转递，避免人档分离。

8、凡是转出的干部人事档案或材料均应严密包封，并加盖机密章。

六、干部人事档案检查核对制度

1、干部人事档案管理部门对所管理的档案要定期地进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。

2、凡供给利用的干部人事档案，在收回时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。

3、整理好的干部人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现差错，及时纠正。

4、转出和理解干部人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。

5、凡收集的干部人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否完整齐全，是否贴合归档要求，是否手续完备。

6、输入计算机的干部人事信息须与干部人事档案核对无误后方可使用。

七、干部人事档案保管保密制度

1、严禁按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好干部人事档案的保管保密工作。

2、干部人事档案管理部门，应设立专用档案库房（室），配置铁质档案柜，妥善保管干部人事档案。

3、干部人事档案库房（室）必须备有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应经常检查，坚持库房的清洁和适宜的温、湿度。

4、干部人事档案库房（室）和档案柜，应明确专人管理。管理人员工作变动时，必须办理好交接手续。

5、非管理及无关人员一律不得进入档案库房（室）。

6、严禁用电话、电报索取或供给有关干部的全面材料和涉及干部政治历史问题或其它重要问题的材料。

7、不得向无关人员谈论泄露有关干部人事档案的资料。

8、严禁任何人携带干部人事档案材料进入公共场所和娱乐场所。

9、在工作中构成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按保密纸处理或销毁。

八、送交干部人事档案材料制度

1、各组织人事、纪检监察、教育培训、审计、统战等部门，应建立送交干部人事档案材料归档的工作制度。

2、干部人事档案材料的构成部门，应在材料构成的一个月内，主动送交干部人事档案管理部门归档。

3、任何组织与个人，不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。

4、干部人事档案管理部门，应与各有关部门建立联系制度，坚持收集材料的渠道畅通。

5、干部人事档案管理部门，对未能按时递交档案材料的部门，应主动与有关部门联系。

6、发现递交归档的材料，不贴合归档要求的，及时通知有关部门补送或补办手续。

九、干部人事档案管理人员职责

1、按照干部管理权限，保管应管干部的人事档案，为国家积累档案史料；

2、收集、鉴别和整理干部人事档案材料。

3、办理干部人事档案的查阅、借阅的转递；

4、登记干部职务、工资的变动情景；

5、为有关部门供给干部的情景；

6、做好干部人事档案的安全保密、保护工作；

7、调查研究干部人事档案工作情景，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和宏观业务指导；

8、推广、应用干部人事档案现代化管理技术；

9、定期向档案管（室）移交死亡干部的档案；

10、办理其他有关事项。

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人事档案管理制度（十六）

一、学校档案实行统一领导、综合管理、专人负责的管理办法，任何处室和个人不得将档案据为已有。

二、档案室做到专室、专柜、专夹，配备必需的工作设施，任何处室和个人不得挪措档案室设备。

三、按照《档案法》和档案工作程序，严格做好档案的鉴定、立卷、登记、归档、移交、销毁等工作。

四、学校干部职工查阅档案要认真履行借阅登记手续，不得损坏，散开漏页，划圈涂抹，并按期归还。

五、学校档案不向外人借阅，特殊情景需经学校档案工作领导小组负责人签字同意方可办理，但必须在阅文室内并在专职档案人员的监督下抄录有关资料或出具有关证明。

六、定期做好档案的统计、分析和编研工作，要围绕工作的需要和针对本校各处室工作的特点，编制出有使用价值的资料汇集及检索工具，最大限度地发挥其综合效益。

七、经常性地做好库房管理工作，严格做到防火、防潮、防鼠、防虫、防尘和防止有害气体及微生物对档案的侵蚀，学校档案工作领导小组要定期进行检查，发现问题及时补救。

八、做好安全保卫、防特、防盗工作。严格值班制度。因保管不善造成档案丢失或毁坏的，要追究有关人员法律职责。

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人事档案管理制度（十七）

第一章、总则

第一条：为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为怡通集团各项工作服务，特制定本管理制度。

第二条：人事档案工作是集团组织人事工作的重要组成部分，也是集团档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行集团战略、方针、政策服务的，是选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。

第三条：本制度适用于怡通集团总部及其各子公司。

第二章、管理职责

第四条：集团企业管理部人事档案管理的职责——

a、负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范；

b、负责本制度在各子公司实施执行的具体指导和监督检查；

c、负责怡通集团战略决策委员会成员的人事档案管理工作；

d、负责怡通集团各子公司、部门的员工人事档案管理工作；

e、负责对各子公司的员工人事档案管理工作进行检查与督导。

第五条：集团企业管理部人事档案管理的义务是指导各子公司按本制度要求建立规范的档案管理程序、规范档案管理行为。

第六条：各子公司行政部门人事档案管理的职责就是负责执行本制度，按其要求建立规范的人事档案管理；负责管理企业管理部所有员工人事档案管理工作。

第三章、人事档案资料

第七条：人事档案一式两套（原件由各子公司行政部保管、复印件由集团人事部统一管理），是由历史地、全面地反映员工情景的有关材料构成，主要有如下几类：

a、履历材料（包括个人的简历资料、学历、资格证等）；

b、考核、考察材料；

c、奖励及处分材料；

d、培训记录及外训协议等材料；

e、劳动合同、保密协议、录用、任免、聘用、离职材料；

f、其他可供企业用人参考的资料。

第四章、档案编号管理

第八条：各子公司行政部门必须按照OA管理系统中的员工编号（即：工号）进行编号，每100个档案做一个标记，方便查找。

由其他单位转入的员工档案，按照转入单位的'编号更换编号（转出单位办理离职手续）。

第五章、人事档案的收集与整理

第九条：日常收集员工履历表、试用期考评表、各种奖励、职务任免、岗位待遇调整表、续签合同等材料。

各子公司人事档案管理人员必须在每次招聘结束后的七日之内（试岗期结束），必须将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

日常新进人员的人事档案必须于办理入职手续两日之内，将将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

第十条：各子公司行政部门的人事专员在以下几个时段异常需要做好人事档案资料的归档工作。

1、新员工报到时

新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面右上方书写上档案袋编号（口取纸）、员工姓名、性别。结束试岗期后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：《许昌怡通集团应聘人员求职表》（必须要有面试评价表及审批人意见签署）；⑵身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件；

2、员工办理正式入职手续时

员工结束七天试用期后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：

（1）《许昌怡通集团应聘人员求职表》（必须要有面试评价表及审批人意见签署）；

⑵身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件

3、员工办理转正手续时

员工转正手续完成后，各级人力资源部门人事专员必须将以下资料收集齐后，归入该员工的档案袋：该员工的《应聘求职表》、《试用期考评表》；《劳动合同》、《保密协议》；4、员工办理调动手续时

各级人力资源部门，在完成员工调动手续的三个工作日内将员工调动手续资料装入该员工的档案内，具体的资料有：《岗位待遇调整表》；⑵、《工作交接表》；

⑶、《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作（事宜）移交明细表》；

5、员工办理离职手续时

各级人力资源部门人事专员，在办完员工离职手续的三个工作日内，将离职相关资料装入该员工的档案内，必须装入的资料有：该员工的书面离职申请书；《离职清算表》⑶、《离职申批表》；

⑷、《员工离职工作移交表》；

⑸、《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作（事宜）移交明细表》。

第十一条：每年一季度按公司档案管理办法对上一年的人事档案进行整理、组卷。人事档案的收集范围：本管理制度第三章中所列的档案资料涉及的相关材料。

第十二条：在整理过程中，不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。

第六章、人事档案的借阅与移交

第十三条：凡借用人事档案，必须填写《人事档案借阅登记表》，由人力资源部门的负责人核实理由，经企业管理部领导签批后，方可借出，借出的档案必须在7天内归还，如确因工作需要，可办续借手续。

借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印。

第十四条：人事档案的移交分为人事档案移交和人事档案管理人员工作变动移交两种。

第七章、其他规定

第十五条：凡是公司的员工（正式员工、试用员工和临时员工）都必须建立档案正本，是否建立副本，根据工作需要由人力资源部自行确定。

第十六条：档案管理人员应具有良好的思想素养，按受过正规的档案管理培训，在工作中须严格遵守保密制度。

第十七条：不得擅自处理或销毁档案材料，应按公司档案管理制度进行档案保管和档案销毁。

第十八条：集团人事部定期或不定期地对各子公司的人事档案管理工作进行检查与督导，检查中凡发现不按照以上规定予以办理执行的，视情节轻重，处罚人事档案管理员50—200元，其所属各子公司领导负连带职责，处罚100—200元。

第十九条：各子公司人事档案管理人员是定岗管理，凡与原人事档案管理人员的变动（包括换岗、离职、增减其他工作量）的，必须报经集团企业管理部，批准后方可执行，否则直接处罚当事人50—200元，各子公司相关领导承担连带职责，处罚50—200元。

第二十条：奖惩投诉

员工对本人或他人的奖惩在以事实为依据的前提下能够越级投诉，也能够直接投诉到集团人事部。

受到投诉的奖惩在抽查时可暂停，待调查清楚后再予以处置。

1、投诉调查结果属实的，撤消原奖惩决定，能够对员工投诉他人奖惩的进行表扬奖励。

2、投诉调查结果不属实的，维持原奖惩决定，并对投诉员工进行教育，要规范其行为和思想，注重事实；若纯属造谣生事的，能够对投诉员工予以行政记过处罚。

第二十一条：本制度最终解释权归集团企业管理部。

第二十二条：本制度从下发之起实施。

人事档案借阅申请表

日期：20年月日申请单位申请部门申请人借用查阅人事档案事由借用查阅人事档案资料被查阅

单位部门被查阅人查阅档案编号查阅部门经理意见被查阅部门经理意见人事部领导意见企业管理部部长意见人事档案借阅登记表序号日期时间档案借阅人信息档案归属人信息归还日期归还时间档案保管人单位部门借阅人单位被借阅人档案编号

人事档案移交表需调动档案信息单位部门档案归属人档案编号1、2、3、4、5、6、7、8、手续会签档案调出单位档案管理员档案调出档案人力资源部门负责人签字档案调入单位档案管理员档案调入档案人力资源部门负责人签字集团人事部领导意见企业管理部部长意见

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人事档案管理制度（十八）

一、目的

为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案管理资料

1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定

1、基础管理

1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情景变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩构成的材料要及时收集、整理坚持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。

1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。

2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情景可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）。

3、查、借阅档案注意事项

3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3.2不得擅自复印、拍摄档案资料，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

3.3查、借阅者不得擅自泄露档案资料，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。

4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。

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人事档案管理制度（十九）

一、干部人事档案材料收集制度

1、干部人事档案材料构成部门，必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，在材料构成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续，任何组织与个人不得以任何理由积压归档材料。

2、干部人事档案管理部门应当建立联系制度，及时掌握构成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料构成部门、干部本人与其她有关方面收集干部人事档案材料。

二、干部人事档案材料鉴别、归档制度

1、干部人事档案材料的鉴别归档工作，必须根据有关法律、法规与文件精神，具体问题具体分析，根据构成材料的历史条件、材料的主要资料、用途及其保存价值，严肃认真地进行。

2、对干部人事档案材料在归档前必须经过认真审查、鉴别，必须判定材料就是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的资料，贴合要求的才能归档。不准将规定归档范围之外的材料擅自归档，不准将虚假材料与不贴合归档要求的材料归入档案。对贴合归档要求的材料要进行登记，在接收之日起一个月内放入干部本人档案，一年内整理归档。

3、干部人事档案材料的载体使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)或16开型(长260毫米，宽184毫米)的公文用纸，材料左边应当留有20～25毫米装订。

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人事档案管理制度（二十）

为了提高档案管理水平，有效地保护和利用人事档案，更好地为我校人事工作服务，根据党的干部工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》，特制定本制度。

一、保密制度

1、认真贯彻执行党和国家有关保密工作的方针、政策和规定，严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好人事档案的保密工作。

2、加强组织纪律，坚守工作岗位。

3、人事档案管理部门应设立专用档案库房（室），配备铁质档案柜，妥善保管人事档案。

4、人事档案库房（室）必须具有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应当经常检查，坚持库房的清洁和温、湿度，发现问题，立即报告，及时采取措施。

5、人事档案库房（室）和档案柜，应明确专人管理。管理人员变动时，必须办理好交接手续。

6、无关人员一律不得进入档案库房（室）。

7、严禁用电话、电报索取或供给有关人员的全面材料和涉及个人政治问题或其他重要问题的材料，严禁任何人携带人事档案材料进入公共场合和娱乐场合，不得在电话或公共场所中谈论或汲及到有关人事档案材料的资料。

8、对利用人事档案的人员，进行保密宣传，以防边阅档案边议论档案资料。

9、人事档案材料的转递，严格密封，经过机要传递或专人送达，尽量避免本人自带。

10、人事档案工作中构成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按密纸处理或销毁。

11、人事档案一般不外借，但领导或有关人员因工作需要借阅时，要严格办理借阅手续，借阅期限一般不得超过五天。

12、属归档的材料，及时转入本人档案，须转递的档案，做好移交签字登记手续。

13、严禁任何人私自保管他人档案，人事档案管理人员不得保管本人和亲属的档案。

14、发现泄密事件，认真处理。

二、归档制度

1、按照《干部人事档案收集归档规定》，经常经过有关部门收集工作调配、干部任免、组织发展、职称评聘、考察、考核、培训、奖惩、学历变更、工资套改等工作中构成的反映个人德、能、勤、绩、廉的文件材料，充实档案资料。相关部门应配合人事处及时做好人事档案材料的整理、归档工作；材料归档范围具体见附件。

2、校属各单位要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并确定1—2名专兼职人员负责收集本单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料构成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档。

3、每年引进毕业生及调入人员的人事档案必须在报到之日起两个月内转至我校，没有特殊情景而逾期不到或材料不全的，学校将缓发其工资与津贴，并暂停兑现其他相关待遇。

4、收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，格式规范、文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存备查价值。需经有关部门审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归档。

5、不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情景予以处理。凡销毁材料需经人事处负责人批准，由专人负责监销。

6、人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

7、每年引进人员要填写干部履历表或补充表，充实干部人事资料。

8、对收集的材料，要做好收集登记和交接手续。

三、鉴别制度

1、收集的材料必须经过鉴别，未经鉴别，不得随意归档或擅自销毁。

2、鉴别工作分别在接收材料归档时和整理过程中进行。

3、鉴别要以有关文件规定为依据，严肃认真，确保真实、完整、精炼、实用。

4、归档的材料必须真实完整，字迹清楚，对象明确，手续完备；对不该归档的材料，要区别处理，凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。

5、人事档案材料应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。

四、整理制度

1、整理人事档案，要先对缺少的干部人事档案材料进行补充，并备齐卷皮（盒）、目录纸、衬纸、切纸打孔机（缝纫机）等必备的物品和设备。

2、整理要做到：干部人事档案材料鉴别和分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐。

3、整档人员必须熟悉党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，掌握整理人事档案的有关规定和基本方法技能，认真负责地做好整理工作。

4、必须认真执行《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》等有关法规，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。

5、人事档案按新《条例》和《干部档案整理工作细则》规范地整理，零材料及时装订入卷。

6、不得擅自涂改、抽取或伪造档案材料。按规定剔出的档案材料，必须认真登记，需销毁的材料，经主管领导批准按规定销毁。

7、整档过程中，要切实做好防火安全保密工作，整理室内严格吸烟，严防丢失和汇漏档案资料。

五、借阅制度

1、查（借）阅人事档案的人员原则上是党委组织部、人事处干部或二级单位书记、主任，必须是中共正式党员。

2、查（借）阅人应在借阅前认真填写《干部人事档案查（借）阅登记表》。

3、复印借出人事档案材料应认真核实签署意见并加盖“河南城建学院人事处”公章，方能有效。校外单位和本校工作需要查用档案，须在人事处领导同意后，方可查（借）阅。

4、查（借）阅档案，严禁涂改、圈划、撤换档案材料。查阅时不得泄露或擅自向外公布档案资料，违反者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按照《中华人民共和国档案法》处理。

5、查阅档案的单位或个人，不得擅自—拍摄复制档案资料。因工作需要从档案中取证的，必须请示人事档案主管部门审查批准后才能复制（拍摄）。

6、档案不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。

六、转递制度

1、递人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。

2、人事档案应经过机要交通渠道转递或派专人传送，一般情景下，不准公开邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事部门出具的介绍信，一般介绍信不予办理。

3、递档案时，必在转出手续完备的前提下，须经人事处有关负责人同意签署意见并由主管人事工作校领导同意后方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递，不得扣留材料或分批转出。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信或电话催回，以防丢失。

4、使人事档案能够随着我校的人事变动，干部职务变动而及时调整，人事处及组织部应将人事变动情景、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人事处有关负责人应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门负责人应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。

5、职工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到接收单位人力资源管理部门转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管；但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。自动离职人员的人事档案必须在外调手续完备的情景下，方可转出。

6、校各部门应进取配合人事档案室做好教工档案的转递工作。

7、不属于在职人员的代管人事档案，在档案转出时，按照学校有关文件规定收取管理费用和其他费用。

8、是转出的干部人事档案或材料要严密包封，并加盖机密章，有关人员认真填写《干部人事档案转出登记表》。

七、核查制度

1、事档案管理部门对所管理的档案要定期的进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。

2、供给利用的人事档案，再回收时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。

3、理好的人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现错误，及时纠正。

4、出和接收人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。

5、收集的人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否齐全完整，是否贴合归档要求，是否手续完备。

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人事档案管理制度（二十一）

一、目的

为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。

二、范围

本制度适用于对公司人事档案的执行管理。

三、职责

3.1人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。

3.2人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。

3.3集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。

3.4集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。

四、人事档案管理的资料

4.1员工人事档案归档及管理：新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人事管理课，人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案（资料包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档。归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关资料，最终将新员工的人事档案材料归档。

4.1.1确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。二级档案为员工入司以后的任职情景、培训情景、工资调整情景、学历及职称变化情景、历年考核情景及员工基本情景复印件备查材料等。

4.1.2员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类。员工终止解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类。

4.1.3员工合法终止解除劳动合同时，由各相关部门负责人在《员工离职通知单》上签字，确认无遗留问题；员工相关档案调入单位时，人力资源部核对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料，转至调入单位并归档。相关手续《员工入职试工转正辞退作业管理制度》。

4.2检查核对：人力资源部人事管理课档案管理员要定期（每月25日）对员工的人事档案进行检查核对并在《员工人事档案统计表》上签字，确保员工的人事档案的完整、安全。可是下列情景下，也要进行检查核对：突发事件后，如被盗、遗失、或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；发现某些损失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等；检查完毕后必须在《员工人事档案统计表》上确认签字。

4.3转递（员工异动）：档案转递过程如下，人事管理课档案管理员取出要转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写《转递人事档案通知单》，按发文要求包装、密封。在转递过程中应遵循保密原则并且要求收档单位在回执上签字盖章。

4.4保密制度：由人事管理课档案管理员负责人事档案管理。不得将人事档案材料带到公共场合。公司人事管理课对理解员工原单位转递而来的认识档案材料资料，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。

4.5统计：人事管理课每月25日须对员工人事档案的数量、人事档案材料收集补充情景、档案整理情景、档案保管情景、利用情景进行统计并填写《员工人事档案统计表》。

4.5.1人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料。

4.5.2人事档案统计信息要及时更新，人力资源部根据人员流动情景每月25日必须将相关人事档案的统计情景更新并填写《员工人事档案统计表》，提报人力资源部总监审核。

五、员工人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。

查阅员工人事档案应经人力资源部总监（或总裁）批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料资料。

六、相关支持文件及记录

员工应聘申请表

转递人事档案通知单

员工离职通知单

员工人事档案统计表

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人事档案管理制度（二十二）

第一章、总则

第一条：为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为怡通集团各项工作服务，特制定本管理制度。

第二条：人事档案工作是集团组织人事工作的重要组成部分，也是集团档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行集团战略、方针、政策服务的，是选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。

第三条：本制度适用于怡通集团总部及其各子公司。

第二章、管理职责

第四条：集团企业管理部人事档案管理的职责——

a、负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范；

b、负责本制度在各子公司实施执行的具体指导和监督检查；

c、负责怡通集团战略决策委员会成员的人事档案管理工作；

d、负责怡通集团各子公司、部门的员工人事档案管理工作；

e、负责对各子公司的员工人事档案管理工作进行检查与督导。

第五条：集团企业管理部人事档案管理的义务是指导各子公司按本制度要求建立规范的档案管理程序、规范档案管理行为。

第六条：各子公司行政部门人事档案管理的职责就是负责执行本制度，按其要求建立规范的人事档案管理；负责管理企业管理部所有员工人事档案管理工作。

第三章、人事档案资料

第七条：人事档案一式两套（原件由各子公司行政部保管、复印件由集团人事部统一管理），是由历史地、全面地反映员工情景的有关材料构成，主要有如下几类：

a、履历材料（包括个人的简历资料、学历、资格证等）；

b、考核、考察材料；

c、奖励及处分材料；

d、培训记录及外训协议等材料；

e、劳动合同、保密协议、录用、任免、聘用、离职材料；

第四章、档案编号管理

第八条：各子公司行政部门必须按照OA管理系统中的员工编号（即：工号）进行编号，每100个档案做一个标记，方便查找。

由其他单位转入的员工档案，按照转入单位的编号更换编号（转出单位办理离职手续）。

第五章、人事档案的收集与整理

第九条：日常收集员工履历表、试用期考评表、各种奖励、职务任免、岗位待遇调整表、续签合同等材料。

各子公司人事档案管理人员必须在每次招聘结束后的七日之内（试岗期结束），必须将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

日常新进人员的人事档案必须于办理入职手续两日之内，将将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

第十条：各子公司行政部门的人事专员在以下几个时段异常需要做好人事档案资料的归档工作。

1、新员工报到时

新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面右上方书写上档案袋编号（口取纸）、员工姓名、性别。结束试岗期后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：《许昌怡通集团应聘人员求职表》（必须要有面试评价表及审批人意见签署）；⑵身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件；

2、员工办理正式入职手续时

员工结束七天试用期后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：

（1）《许昌怡通集团应聘人员求职表》（必须要有面试评价表及审批人意见签署）；

⑵身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件

3、员工办理转正手续时

员工转正手续完成后，各级人力资源部门人事专员必须将以下资料收集齐后，归入该员工的档案袋：该员工的《应聘求职表》、《试用期考评表》；《劳动合同》、《保密协议》；

4、员工办理调动手续时

各级人力资源部门，在完成员工调动手续的三个工作日内将员工调动手续资料装入该员工的档案内，具体的资料有：《岗位待遇调整表》；⑵、《工作交接表》；

⑶、《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作（事宜）移交明细表》；

5、员工办理离职手续时

各级人力资源部门人事专员，在办完员工离职手续的三个工作日内，将离职相关资料装入该员工的档案内，必须装入的资料有：该员工的书面离职申请书；《离职清算表》⑶、《离职申批表》；

⑷、《员工离职工作移交表》；

⑸、《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作（事宜）移交明细表》。

第十一条：每年一季度按公司档案管理办法对上一年的人事档案进行整理、组卷。人事档案的收集范围：本管理制度第三章中所列的档案资料涉及的相关材料。

第十二条：在整理过程中，不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。

第六章、人事档案的借阅与移交

第十三条：凡借用人事档案，必须填写《人事档案借阅登记表》，由人力资源部门的负责人核实理由，经企业管理部领导签批后，方可借出，借出的档案必须在7天内归还，如确因工作需要，可办续借手续。

借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印。

第十四条：人事档案的移交分为人事档案移交和人事档案管理人员工作变动移交两种。

第七章、其他规定

第十五条：凡是公司的员工（正式员工、试用员工和临时员工）都必须建立档案正本，是否建立副本，根据工作需要由人力资源部自行确定。

第十六条：档案管理人员应具有良好的思想素养，按受过正规的档案管理培训，在工作中须严格遵守保密制度。

第十七条：不得擅自处理或销毁档案材料，应按公司档案管理制度进行档案保管和档案销毁。

第十八条：集团人事部定期或不定期地对各子公司的人事档案管理工作进行检查与督导，检查中凡发现不按照以上规定予以办理执行的，视情节轻重，处罚人事档案管理员50—200元，其所属各子公司领导负连带职责，处罚100—200元。

第十九条：各子公司人事档案管理人员是定岗管理，凡与原人事档案管理人员的变动（包括换岗、离职、增减其他工作量）的，必须报经集团企业管理部，批准后方可执行，否则直接处罚当事人50—200元，各子公司相关领导承担连带职责，处罚50—200元。

第二十条：奖惩投诉

员工对本人或他人的奖惩在以事实为依据的前提下能够越级投诉，也能够直接投诉到集团人事部。

受到投诉的奖惩在抽查时可暂停，待调查清楚后再予以处置。

1、投诉调查结果属实的，撤消原奖惩决定，能够对员工投诉他人奖惩的进行表扬奖励。

2、投诉调查结果不属实的，维持原奖惩决定，并对投诉员工进行教育，要规范其行为和思想，注重事实；若纯属造谣生事的，能够对投诉员工予以行政记过处罚。

第二十一条：本制度最终解释权归集团企业管理部。

第二十二条：本制度从下发之起实施。

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人事档案管理制度（二十三）

第一条人事档案的资料。

员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情景的材料。其资料主要包括：

1、记载和叙述员工本人经历、基本情景、长大历史及思想发展变化进程的履历，自传材料；

2、员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关本事的评定和考核材料；

3、对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料；

4、记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料；

5、记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。

第二条人事档案保密规定。

公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料资料，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。

第三条员工个人情景变更规定。

1、员工进入公司后，由员工本人填写《员工登记表》，其资料包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情景、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。

2、项目资料如有变化，员工应以书面方式及时准确地向人事部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保人事部掌握正确无误的资料。

第四条员工人事档案的使用。

员工人事档案为公司管理的决策部门供给各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析供给资料。公司人事决策人员能够经过对有效数据的分析，了解公司人员结构的变动情景，为制定公司人力资源发展规划供给依据。公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥员工档案材料的作用，为公司人力资源的规范化管理奠定扎实的基础。

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人事档案管理制度（二十四）

一、档案科所有工作人员都有保护档案义务，档案属于涉及托管人员保密，未经许可不得外借、外传。

二、各类档案的借(查)阅，必须填写《档案借(查)阅申请单》

三、个人档案一律须托管人员本人、或委托书指定的委托人，经过相关审批流程后方可借阅。

四、外单位来人借(查)本托管人档案，需持单位《档案借(查)阅申请单》并经科长签字批准，方可查阅。

五、阅档必须在档案室，不得携带外出，以确保档案的安全性。借出档案材料的时间不得超过一周，必要时能够续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管领导批准。

六、外借的档案借阅者必须妥善保管，借阅的档案只限本人使用，未经许可不得擅自转借、拆开、调换、污损文件或在文件上圈点、划字等，要坚持档案的整洁、完整。

七、外借档案一旦发生遗失、损坏、销毁等，应立即知会办公室进行处置。

八、档案室对外借逾期未归还的档案，要及时做好催还工作。

九、借出和归还档案时，应做好清点手续，由档案管理员与借阅者当面核对清楚。

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人事档案管理制度（二十五）

第一章总则

第一条人事档案工作是人力资源管理工作的重要基础工作之一，是档案工作的重要组成部分。人事档案是员工个人经历和社会实践的记录，是历史、全面地考察了解和正确选拔、用人的重要依据。

第二条员工人事档案由人力资源部集中保管，其任务是：收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料，办理档案的查询、借用和转递，建立科学的档案检索工具。调查研究档案工作情景，逐步实现人事档案管理的科学化和现代化。

第三条贯彻执行国家关于员工人事档案工作的法令、规定和政策，结合我司的实际情景制定员工人事档案工作的规章制度，并负责组织、监督、指导和检查执行情景。

第四条严格执行员工人事档案使用借阅规定，严格执行保密制度，同时确保档案的安全。

第二章人事档案归档范围和要求

第五条归档范围。

（一）在人力资源工作中构成的履历表、简历表、自传和属于自传性质的材料。

（二）鉴定、考核、考察工作中构成的有关材料；民主评议干部的综合材料，组织审定的考察资料等。

（三）审计工作中涉及个人的有关处分材料。

（四）成人教育（大中专）、党校、学生（学员）登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、学习鉴定、博士后研究人员工作期满登记表等材料。

（五）评聘专业技术职称工作中构成的有关材料：专业技术职称任职资格申报表、聘任专业技术职务审批表及考核材料等。

（六）政审工作中构成的材料：调查报告，审查报告，上级批复，本人对结论的意见，检查交代或情景说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料：甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

（七）更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中构成的有关材料；个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料，上级批复等材料。

（八）党、团组织建设工作中构成的有关材料。

1、中-国-共-产-党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察资料；团员登记表、民主评议党员中认定不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见，退党材料。

2、中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料。

3、加入民主党派的有关材料。

（九）表彰奖励活动中构成的有关材料。

劳动模范、先进工作者、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批表，立功、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中构成的表彰材料。

（十）纪律检查、监察、法律部门和行政管理部门工作中构成的有关材料；处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待、对处分决定的意见；撤消处分的有关材料；法院判决书；复查甄别报告，决定（结论）、上级批复等。

（十一）任免、调动、军队干部转业安置工作中构成的有关材料：任免审批表；考察资料；军队转业干部审批表；授予（晋升）军（警）衔审批表；转业鉴定；定职、定级材料；离退休审批表等材料。

（十二）考试录用构成的有关材料：录用审批表，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，辞退材料，辞职审批材料等。

（十三）办理工资、待遇等工作中构成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表，提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表，批复材料等。

（十四）办理出国（出境）审批工作中构成的有关材料：因公出国（出境）审批表、备案表；因私出国（出境）审批表等材料。

（十五）参加区县级以上（包括区县级）人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议的代表登记表等。

（十六）健康检查和处理工伤事故工作中构成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用人员体检表等。

（十七）其它起重要依据作用的材料。

第六条收集方法。

（一）为了使员工档案能够适应人力资源管理工作的需要，要经常经过有关部门收集员工任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新构成的反映员工德、能、勤、绩、廉的材料，充实档案的资料。

（二）建立主动送交员工档案材料归档的工作制度，及时地将新构成的员工档案材料送交人力资源部归档。

（三）有计划地布置填写员工履历表、鉴定、自传等，并及时将这些材料补充进员工档案。

（四）人力资源部要严格执行中组部有关人事档案收集归档的各项规定，主动和有关部门协调好档案的收集方法和程序，以使员工档案材料及时完成归档。

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人事档案管理制度（二十六）

第一条为加强和规范员工档案管理

依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》，制定本细则。

第二条员工的档案均由人力资源部档案管理员负责管理。

档案管理人员不能保管本人的档案。

第三条员工失踪或死亡后满三年，其档案应移交当地劳动行政部门保存。

对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由公司档案室按规定向有关档案馆移交。

第四条人事档案管理员的职责

（一）、保管员工档案；

（二）、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料；

（三）、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续；

（四）、登记员工工作、工资、奖惩情景；

（五）、为领导和有关部门供给员工的情景；

（六）、做好员工档案的安全、保密、保护工作；

（七）、定期向档案室等部门移交档案；

（八）、办理其它有关事项。

第五条人事档案的资料及分类归档

（一）、本人历年填写的个人简历、履历、登记表；

（二）、本人经历、家庭情景、社会关系、长大历史等自传材料；

（三）、本人自我鉴定，组织鉴定材料；对员工的考察、考核、评价材料；

（四）、政治历史审查及甄别复查材料；

（五）、员工参入党、团材料；

（六）、奖励（包括科技和业务）及各种先进事迹材料；

（七）、入伍、退伍、辞退职、出国等材料；

（八）、处分、取消处分的材料；

（九）、任免、工资、职称等材料；

（十）、学历和评定的技能等材料；

（十一）、其它有较大价值的可供参考的材料。

第六条人事档案材料的分类

严格按《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》的规定办理。

第七条人事档案的收集、保管和销毁

一、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。

二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等构成的材料要及时收集、整理立卷、坚持档案的完整。

三、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。

四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

五、按规定需要销毁档案材料时，必须经部门负责人、分管领导批准，并编制销毁清册。

六、人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。

七、人事档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作。

八、档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。

第八条人事档案的利用和传递

一、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后，方可查阅。

二、本公司各部门因工作需要查阅员工档案时，应由部门出具证明，由人力资源部负责人批准后方可查阅。

三、公司级领导、党委办公室、人力资源部可不经审批查阅员工档案。

四、建立档案查阅登记制度，对查阅职工档案的情景做好记录。

五、档案一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应提交报告，分管领导批准，严格履行登记手续。

六、任何人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的档案。

七、查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。

八、员工被任免中层以上职务，应在任免职务后一个月内移交其档案。

九、员工调动、辞职，解除劳动合同或被开除、辞退等，已办理离公司手续者，应在一个月内将其档案移交新单位或户口所在地的街道办事处。

十、转递档案应经过机要通讯或派专人送取，并履行登记手续，不准邮寄或交本人自带。

十一、对转出的档案，必须按统一规定的“员工档案转递通知单”的项目登记，并密封包装，加盖公章和经办人印章。

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人事档案管理制度（二十七）

人事档案统计制度

1、档案统计是了解和掌握档案构成、管理、利用情景和档案发展的重要手段，档案人员要慎重对待，认真抓好。

2、认真做好档案收集、整理、鉴定、保管、利用情景的统计工作，提交档案质量。

3、做好档案收进、移出工作，定期进行清理登记，做到随时归档，便于查找。

4、按照上级要求，报送本局档案情景。

人事档案查（借）阅制度

1、确因工作需要、查阅档案时，须主管领导批准办理登记手续。一般只限在档案室查阅，如有特殊情景外借时，应按要求限其归还。

2、查阅借阅时档案管理人员必须遵守保密制度。查（借）阅档案人员不得擅自拆卷、涂改、勾划、剪裁，如违反上述要求，将追究职责。

3、查（借）阅档案人员，对确需要摘录的材料，须经局主管领导和档案管理人员审阅后，才能带离档案室。

人事档案保密制度

为提高警惕，严守国家机密，维护档案的完整与安全，特制定本制度。

1、严格保密纪律。坚持内外有别的原则，严禁在闲谈和私人通讯中涉及党和国家的机密。

2、不在公共场所及家属子女，亲朋好友面前谈论有关档案的机密。

3、忠于职守，加强保密观念。不该说的不说，不该问的不问，做到不失密，不泄密。

4、凡查阅不宜公开的秘密以上的档案材料，要严格履行手续，不准随便摘抄，复制和补传。

5、严守保密纪律。自觉遵守“保密法”，对违犯“保密法”及保密纪律，玩忽职守，造成大失泄密者，要按规定严肃处理，构成犯罪要追究其职责。

6、非档案管理人员，不准随便出入库房。

人事档案利用制度

1、档案供给利用是档案工作重要环节。档案人员要树立档案为政治思想工作，业务工作服务的指导思想，奋力提高档案的利用工作。

2、供给利用要坚持用原件或复制件供给利用。供给利用时，均应按查、借阅档案的管理办法办理相应手续。

3、档案人员要熟悉本机关的工作性质、业务、范围、程序，供给档案材料要准确、及时，进取、主动为领导和各部门做好服务工作。

人事档案库房管理制度

1、档案库房的管理要有严密的制度、严格的手续和经常性的工作。

2、档案进出库要有登记和交接手续，不能“账目不清”以免造成档案泄密，丢失的漏洞。

3、管理人员变动时，要有严格的交接手续，不能只交钥匙不交“账”。

4、严格保密和保卫制度，除档案管理人员外其他人员一般不得进入库房，严禁在库房吸烟和存放易燃易爆物品。

5、档案柜的。排列要科学有序、便于通风和避光。

6、档案管理人员要经常打扫卫生，坚持室内和柜内整洁，干净防止灰尘对档案材料的损害。

7、库房设备应贴合安全和技术要求，做好保密，杜绝文件材料丢失、损坏和其他意外事故发生。

分管档案工作领导职责制

1、进取贯彻执行党和国家的方针、政策、认真组织学习“档案法”和“机关档案工作条例”宣传上级档案部门有关档案工作政策，规定，及时处理本局存在的问题。

2、组织协调本机关档案工作的管理，经常监督检查本机关的档案工作，督促档案人员做好平时档案工作收档和移交工作。

3、重视并加强档案人员的政治思想业务工作，经常了解干部的思想和业务情景，开展两个礼貌和民族团结，社会主义思想教育，抓好专业学习，使他们在政治素质和业务素质上不断的有所提高。

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人事档案管理制度（二十八）

第一条人事档案的资料。

员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情景的材料。其资料主要包括：

1、记载和叙述员工本人经历、基本情景、长大历史及思想发展变化进程的履历，自传材料；

2、员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关本事的评定和考核材料；

3、对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料；

4、记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料；

5、记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。

第二条人事档案保密规定。

公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料资料，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。

第三条员工个人情景变更规定。

1、员工进入公司后，由员工本人填写《员工登记表》，其资料包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情景、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。

2、项目资料如有变化，员工应以书面方式及时准确地向人事部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保人事部掌握正确无误的资料。

第四条员工人事档案的使用。

员工人事档案为公司管理的决策部门供给各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析供给资料。公司人事决策人员能够经过对有效数据的分析，了解公司人员结构的变动情景，为制定公司人力资源发展规划供给依据。公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥员工档案材料的作用，为公司人力资源的规范化管理奠定扎实的基础。

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人事档案管理制度（二十九）

根据中组部、国家档案局《干部档案工作条例》及中组部《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案整理工作细则》要求，结合学院工作实际，制定本制度。

一、干部人事档案材料收集制度

（一）按照《干部人事档案材料收集归档规定》的要求，遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映干部天然情景和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据形势发展和组织工作的需要，不断充实完善干部人事档案的资料。

（二）干部人事档案材料构成部门，必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，建立干部人事档案材料收集归档机制，在材料构成之日起1个月内按要求送交干部人事档案管理部门并履行移交手续，任何组织和个人不得以任何理由积压归档材料。

（三）干部人事档案管理部门应建立联系制度，及时掌握构成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料构成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。

（四）干部人事档案管理部门必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、资料真实、填写规范、手续完备。成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。

（五）归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料构成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织（人事）部门审改（或出具组织说明）并加盖公章。构成干部档案材料的部门，有职责按规定认真办理。

（六）干部人事档案原件存正本，复制件可存副本。证明、证件等特殊情景需用复印件存档的，必须注明复制单位、复制日期，并加盖材料制作部门单位公章或干部人事关系所在组织（人事）部门公章。

（七）干部人事档案材料的载体使用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）或20开型（长260毫米，宽204毫米）的公文用纸，材料左边应当留有20-25毫米装订边，字迹材料应当贴合档案保护要求，用钢笔或毛笔填写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。

（八）干部人事档案工作人员对收集到的干部人事档案材料应认真审查鉴别，对不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档；

对贴合归档要求的材料进行登记，在接收之日起1个月内放入干部本人档案，1年内整理归档。

二、干部档案材料鉴别归档制度

（一）干部人事档案材料的鉴别归档工作，必须根据有关法律、法规和文件精神，坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据构成材料的历史条件、材料的主要资料、用途及其保存价值，严肃认真地进行。

（二）凡收集的材料，在归档前必须经过认真审查、鉴别，贴合要求的才能归档；

（三）未经鉴别，任何人都不得擅自销毁干部人事档案材料，不得私自将不属于归档范围的材料归档或从干部人事档案中撤出材料；

（四）对干部人事档案材料进行鉴别，必须判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的资料，必须审查材料是否齐全、完整，手续是否完备。

（五）鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其他重要问题，需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料，不能归入干部档案，应交有关组织处理。

（六）鉴别时，发现档案中缺少有关材料，要及时进行登记并收集补充。

（七）凡是干部人事档案材料归档或从干部人事档案中撤出材料，必须由专人把关，比较较重要材料的取舍，应请示主管领导。

（八）经鉴别应销毁的干部人事档案材料要进行登记，履行批准手续后方可销毁。

（九）鉴别工作应纳入干部人事档案工作正常业务，应随时或定期进行。

三、干部人事档案整理制度

（一）严格按照《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》的要求进行，整理工作做到真实、完整、规范。

（二）干部人事档案管理部门要配备齐全相关设备（切纸刀、打孔机等），使用标准的档案卷夹、类号等文具用品，确保档案整理工作质量。

（三）严格执行分类、编排、修整、打印、装订的档案整理程序，做到认真鉴别、分类准确；

编排有序，层次清楚；

技术科学，修补完整；

目录清楚，打印工整；

两边对齐，装订美观。

（四）干部人事档案整理人员应认真、仔细，不得折皱或损坏档案材料。对不贴合标准用纸的档案材料，要进行裱糊或折叠、剪裁等技术加工。

（五）干部人事档案整理人员不得私自涂改、抽取或伪造档案材料，不得擅自处理或销毁档案材料。档案整理后，要认真复核，合乎要求方能入卷。

（六）每两年对管理的干部人事档案进行一次新材料的补充和整理工作。对整理后的档案，经认真核对后，方可入库。

四、干部人事档案查借阅制度

（一）干部人事档案原则上不对外供给使用。有下列用途之一的，经主管领导批准后，方可进行查借阅。

1.干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国（境）、退（离）休、工资待遇、治丧、制作档案副本等组织人事工作；

2.办理案件；

3.办理社会保险、公证；

4.经批准进行的编史修志、撰写大事记或人物传记、举办展览或纪念活动。

（二）除组织人事部门因工作需要外，任何人不得查阅和借用上级和同级干部人事的档案。除办理案件外，查借阅单位只能查借阅人事关系在本单位的干部人事档案。任何人不得查阅和借用本人及亲属的档案。

（四）查阅干部人事档案的部门须派两名正式中共党员干部，持《干部档案查（借）阅审批表》按干部管理权限办理审批手续。

（六）查阅干部人事档案材料一般只能摘抄。特殊情景需要复制的，须事先在《干部档案查借阅审批表》中列出需要复制的材料明细，并经批准方可复制。

（七）查阅干部人事档案时，不得喝水、吸烟、吃零食，应坚持档案整洁；

不准拆散档案，严禁在档案材料上涂改、画圈、批注、污损或抽取、撤换档案材料；

严格遵守保密制度，不得泄露和擅自向外公布档案资料。

（八）干部人事档案一般不予外借。因治丧等特殊情景确需借出使用的，必须履行严格的审批程序，本地必须在借出之日起五个工作日内归还，外地必须在借出之日起十个工作日内归还。借出使用的档案和摘抄、复制的档案材料，要妥善保管，不得转借，不准无关人员和干部本人翻阅。

（九）持有《查阅干部档案审批表》，但审批手续不完备，未写明查阅理由，查档人不贴合规定，查阅本人及其直系亲属档案的，干部人事档案管理人员有权拒绝供给查阅。

五、干部人事档案转递制度

（一）干部人事档案应随着干部管理权限的变化及时转递。干部人事档案管理部门在接到干部任免、调动或管理权限变动通知后，应在30天内将调出的干部档案转给新的干部人事档案主管部门。

（二）转递干部人事档案必须经过严格密封，经过机要交通转递或派专人送取，严禁将干部人事档案交干部本人自带或公开邮寄。

（三）转出的干部人事档案，要严格按照《干部档案整理工作细则》的要求整理装订成卷，材料必须齐全，不得扣留材料或将材料分批转出。

（四）转递干部人事档案必须按规定填写《干部人事档案材料转递单》，并详细登记转递情景。凡转出的干部人事档案，要按时间先后顺序编入历年的干部档案转出名册，以便查找。

（四）接收的干部人事档案，经核对无误后，方可归档入库；

对个人自带的档案，档案管理部门有权拒绝接收。

（五）对转出的干部人事档案，逾期一个月未见回执退回，要及时发函、发传真、电话催取，以防丢失。回执退回后，将其贴在转递通知单的存根上。

（六）对已出现的“无头档案”，要认真查找，确实查不到干部下落的，凡有保存价值的档案材料，移交干部原籍档案馆保存。

（七）干部因病去逝，按照干部管理权限，将干部生平归入干部档案；

五年后将死亡干部档案转入同级档案部门保管。

六、干部人事档案检查核对制度

（一）在干部人事档案的接收、转递、借用及日常工作中，必须检查核对档案，干部名册应与档案相符，干部档案目录应与干部档案材料相符。

（二）接收干部人事档案时，看是否属于本部门管理范围；

看单位、姓名、职务是否相符；

看档案资料是否与档案转递单开列的材料项目相符；

看有无不需归档的材料；

看档案材料是否完整齐全，整理装订是否贴合要求。

（三）转递干部人事档案时，一要清点材料，整理装订；

二要注销档案名册，注明转出去向；

三要办理转递手续。

（四）接待查阅档案时，档案的取出和收回要清点材料，以防丢失。

（五）每半年检查一次借出档案退回情景，逾期未还者，要及时催回入库或补办续借手续。

（六）每半年按干部名册核对一次干部档案名单，管人与管档相一致，杜绝有人无档或有档无人的现象。

七、干部档案保管和安全保密制度

（一）专设干部人事档案库房，配置铁质档案柜。库房设施要到达防火、防盗、防蛀、防潮、防光、防高温等“六防”要求。

（二）要坚持库房的清洁和库内适宜的温湿度要求，库房内不得存放除档案以外的物品，严禁在库房内吸烟，档案库房要随时关好门窗，下班后要注意切断电源。

（三）档案实行专人保管，非档案工作人员不得随意进入库房，不得代管库房钥匙；

严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情绪轻重，予以严肃处理。

（四）干部人事档案工作人员要严格遵守保密制度，不准向无关人员谈论档案资料，不准用电话供给干部的全面情景和涉及其他重要问题的材料，不准携带干部人事档案进入公共场所。

（五）干部人事档案工作中构成的销毁材料不得自行处理，须经档案管理部门分管领导批准后，统一登记，统一销毁。

（八）干部人事档案工作人员及其在本单位的直系亲属的干部人事档案，由所在单位组织指定有关部门专人保管。

八、干部人事档案审核通报制度

（一）干部人事档案管理部门须在新任职干部任命通知下发后1个月内，按照标准完成新任职干部的档案审核和转递工作。

（二）干部人事档案管理部门对报送的档案要逐页逐项核对材料，保证各类材料完整齐全、手续完备、整理规范、信息准确、无错装材料、无涂改材料。如档案材料有涂改的，应先对涂改情景和原因进行了解核实，并向干部人事档案管理部门做出书面说明放入档案十类中。

（三）拟报送的干部人事档案需做到材料分类准确、排列有序、目录清楚，技术加工和装订贴合要求。干部人事档案管理部门在办理转递手续前，要将审核情景及档案中存在的问题在《干部人事档案报送单》说明，经分管领导签批同意后装入档案十类中，才可办理转递手续。

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人事档案管理制度（三十）

（一）干部人事档案材料收集制度

1、严格按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》，明确收集范围，认真做好干部人事档案材料的收集与补充工作；

2、档案工作人员要进取主动地与干部人事档案材料构成部门取得联系，及时掌握构成干部人事档案材料的信息，主动地索要应归档的人事档案材料；

3、干部人事档案材料的构成部门，应在构成正式材料后的一个月内，将材料送交校档案馆人事档案室归档；

4、档案工作人员对收集的干部人事档案材料，要认真进行核对，对缺少的材料要逐一进行登记，及时催要，对不贴合归档要求的材料，要及时通知构成档案材料部门补送材料或补办手续，构成材料的部门要按规定认真办理；

5、对不属于归档的材料要及时退回材料构成部门。

（二）干部人事档案材料鉴别、归档制度

1、严格把好干部人事档案材料“入口关”，对收集的档案材料要认真鉴别，严格审核；

2、归档材料必须是办理完毕的正式材料；

3、归档材料必须齐全完整、真实、文字清楚、对象明确、手续完备，有承办单位的签章或个人署名，有构成材料的日期；需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入档案；

4、残缺不全、头尾不清、不贴合归档要求的材料，不能归入档案，不属于归档范围的材料不得擅自归档；

5、干部人事档案材料应统一使用16开纸（19×26.5厘米），材料左边应留出2—2.5厘米的装订边，不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写，不得用计算机打印签名；

6、凡属于应归入干部档案的材料，应按照中组部《干部档案整理工作细则》进行整理立卷，零星档案材料每两年装订入卷一次。

（三）干部人事档案查（借）阅制度

1、查（借）阅干部人事档案必须是中共党员，并填写《查阅干部档案审批表》，由查阅单位负责人签字，档案馆领导审批后，方可查（借）阅；

2、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案；

3、查（借）阅档案时，档案工作人员应根据规定，确定是否供给或是确定供给材料的范围，凡与查阅资料无关的材料，不得翻阅，并对供给查阅的档案进行登记；

4、查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布档案资料；

5、查阅人员未经许可，不得擅自摘录或复制档案资料；

6、查阅人员必须爱护档案，严禁在档案材料上涂改、圈划、批注、抽取、增添、撤换、损坏档案；违反者应视情节轻重，予以批评教育，直至纪律处分；假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理；

7、档案一般不外借，特殊情景须借用时，要说明理由，经档案馆领导批准，严格履行借阅手续，方可借出，借阅档案一般不超过15天，并不准擅自复制、抄录及转借他人；不准携带档案材料进入公共场所参观、游览、探亲访友。

（四）干部人事档案转递制度

1、转递干部人事档案必须做到及时、准确、安全；

2、干部因工作调动或职务变动档案转出，档案工作人员在接到调档函后，经人事处签章及档案馆领导审批后，一个星期内将档案转给新的主管单位；

3、转出的档案必须完整齐全，并按规定进行认真的检查、整理装订，不得扣留材料或分批转出；

4、转递档案必须按统一规定的《干部档案转递通知单》的项目详细登记，严密包封；

5、干部档案应经过机要交通转递或派专人送取，严禁邮寄或交本人自带；

6、转出的档案逾期一个月未收到回执的，应发函或打电话询问，以防丢失；

7、收到转递来的档案，经检查核对无误后，应在回执上签名盖章退回发档单位。

（五）干部人事档案检查核对统计制度

1、建立档案工作台帐登记制度，做到勤检查、勤核对，每年全面检查核对统计一次档案，发现问题及时解决；

2、供给利用后的干部人事档案，入库前要认真检查，仔细核对，确认无误后方可入库；

3、干部档案转出或转入时，要认真对照目录检查核对，防止张冠李戴放错卷或缺少材料；

4、整理好的干部人事档案入库前，还要逐卷逐份逐页进行检查核对，发现差错及时纠正。

（六）干部人事档案的保管、保密制度

1、严格遵守党和国家的保密法规，认真履行职责，严格照章办事，做好干部人事档案的保管保密工作；

2、非档案工作人员一律不得进入库房；

3、档案工作人员要严格执行查（借）阅档案审批手续，不得擅自扩大档案的利用范围，不得将档案私自带出档案室或私自借给他人：

4、认真做好防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫鼠、防光、防有害生物等“八防”工作；

5、严禁吸烟，坚持库房的清洁和库内适宜的温湿度（温度14℃—24℃、相对湿度为45%—65%）；

6、坚持库房检查制度，每周检查一次，防止不安全因素发生，发现异常情景，应及时采取措施，确保档案安全；

7、坚持值班制度，下班前档案要入库，关好门窗，切断电源；

8、严禁个人私自保存任何人的档案材料；

9、档案工作人员调动时，必须严格履行交接手续；

10、对违反保密制度造成失、泄密事件的单位和个人，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》第二十四条规定给予处罚。

（七）人事档案管理人员职责

1、热爱本职工作，忠于职守，认真负责保管好教职工人事档案，为国家积累档案史料；

2、建立人事档案台帐，及时收集、鉴别、整理干部档案材料，及时报送省管干部档案材料；

3、严格执行档案管理规章制度，认真办理人事档案的查（借）阅和转递；

4、及时登记教职工职务、工资变动情景；

5、为学校及有关部门供给教职工情景；

6、维护人事档案的完整与安全，做好人事档案的保密保护工作；

7、调查研究全校人事档案工作情景，制定和修订规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导；

8、完成领导交办的其他事项。

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